在 Microsoft Dynamics CRM for Outlook 中发送和接收电子邮件

当您使用 Microsoft Dynamics CRM for Microsoft Office Outlook 时，可以将所有熟悉的 Outlook 按钮和工具栏与Microsoft Dynamics CRM 工具栏、菜单或选项卡结合使用，以管理电子邮件和大多数其他活动 要执行的操作（如任务）或者要发送/接收的沟通函电（如电子邮件、电话联络、信件、传真和约会）。系统将跟踪活动状态并存储活动历史记录，以便用户可以查看开启和结束的活动。。

您随时可以在 Microsoft Dynamics CRM 中跟踪 将 Microsoft Dynamics CRM 中的记录与 Microsoft Office Outlook 建立链接。带有要更新标记的记录将在两个应用程序中进行更新，包括创建新的活动。 Outlook 电子邮件。跟踪的邮件仍会显示在 Outlook 邮件文件夹中。默认情况下，跟踪的邮件将显示一个 Microsoft Dynamics CRM 符号。该电子邮件的一个副本将另存为活动，您可以在 Microsoft Dynamics CRM“活动”区域中找到该活动。您可以将活动与 Microsoft Dynamics CRM 中的记录进行链接。您还可以设置个人选项，以便在 Microsoft Dynamics CRM 中跟踪接收的所有电子邮件。

更多信息：设置个人选项

重要提示

由于 Microsoft Dynamics CRM 在用户之间共享数据，因此整个电子邮件系统的许多默认隐私设置都不适用。这意味着与 Microsoft Dynamics CRM 记录（例如，案例、客户或联系人）关联的电子邮件活动与任何其他与该记录关联的活动具有相同可见性。有权访问该记录及其关联活动的任何用户也有权访问该电子邮件。

管理接收的电子邮件

使用 Microsoft Dynamics CRM for Outlook 时，接收到的所有电子邮件都将送达 Outlook 收件箱。只有源自 Microsoft Dynamics CRM 电子邮件活动的电子邮件（即，对从 Microsoft Dynamics CRM 发出的电子邮件的响应）或者在 Microsoft Dynamics CRM 中标记为已跟踪的电子邮件才会送达 Microsoft Dynamics CRM 的“活动”和“我的工作”：“队列”区域。如果需要，您可以：

• 将所有接收的电子邮件作为 Microsoft Dynamics CRM 电子邮件活动进行跟踪。
• 仅跟踪源自 Microsoft Dynamics CRM 的电子邮件（即，为响应 Microsoft Dynamics CRM 电子邮件活动而发送的电子邮件），直至其进入 Microsoft Dynamics CRM 电子邮件活动。
• 只跟踪与您的客户、联系人或潜在顾客相关的电子邮件。
• 跟踪与其中包含电子邮件字段的所有 Microsoft Dynamics CRM 记录类型和自定义记录类型相关的电子邮件。

  注意

  多个自定义记录类型可能包含相同的电子邮件地址。如果出现这种情况，则 Microsoft Dynamics CRM 会将从该电子邮件地址接收的电子邮件链接到属于先创建的自定义实体的记录。例如，在一月创建的“患者”记录类型中列出电子邮件地址 someone@example.com。在二月创建的“医生”记录类型中也列出同样的电子邮件地址。Microsoft Dynamics CRM 会将从 someone@example.com 接收的电子邮件仅链接到“患者”记录类型。如果向 someone@example.com 发送电子邮件，则会将此电子邮件链接到“患者”记录类型和“医生”记录类型。

如果您选择不跟踪所有接收的电子邮件，则可以将 Outlook 中的所选邮件作为 Microsoft Dynamics CRM 中的电子邮件活动手动跟踪。

如果您将所有电子邮件作为 Microsoft Dynamics CRM 电子邮件活动进行跟踪，则任何有权查看或处理您的活动的用户都可以访问这些电子邮件。而且，在对带有附件的电子邮件进行跟踪，直到其进入 Microsoft Dynamics CRM 活动时，该活动中将包含这些附件。如果不希望其他用户访问这些附件，可将这些附件从该电子邮件活动中删除。

更多信息：将 Outlook 联系人、任务和电子邮件另存为 Microsoft Dynamics CRM 记录

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发送和答复电子邮件

您可以将 Microsoft Dynamics CRM 电子邮件活动链接到 Microsoft Dynamics CRM 中的可用联系人 代表客户或潜在客户的人，或与客户相关的个人。例如，为自用目的采购产品或服务的个人，或客户的雇员。联系人还可以是商业交易中涉及的人员，如供应商或同事。、客户 与您的组织有业务关系的公司。、潜在顾客 必须证实是否有资格转化为销售商机的潜在客户。如果授予潜在顾客资格，则可以将其转换为商机、客户和/或联系人。、设施 可以在其中执行服务活动的物理空间，例如会议室或服务厅。、设备 用于执行服务活动的工具或资产。、队列 用于存放需要完成的活动的容器。工作区中存在包含案例和活动的队列，知识库中存在文章队列。或用户 在 Microsoft Dynamics CRM 中具有可用用户帐户的人员。。您可以从 Microsoft Dynamics CRM 通讯簿中选择包含电子邮件地址的可用 Microsoft Dynamics CRM 记录，该通讯簿是在安装 Microsoft Dynamics CRM for Outlook 时自动安装的。也可在 Microsoft Dynamics CRM 中跟踪电子邮件活动而不将其与其他记录相关。

发送、答复或转发作为电子邮件活动跟踪的电子邮件时，将为所涉及的每位客户和联系人创建一个已结束的活动，并且该活动会显示在“活动”区域中。除了将已结束的电子邮件活动链接到相关的 Microsoft Dynamics CRM 记录外，无法对其进行其他更新。如果尚未选择相关记录，则您可以选择一个。

更多信息：管理电子邮件活动

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脱机使用 Microsoft Dynamics CRM for Outlook 并与 Microsoft Dynamics CRM 同步

如果您安装有 Microsoft Dynamics CRM for Outlook，则可以选择从 Microsoft Dynamics CRM 服务器脱机工作。您可以创建在您恢复联机使用 Microsoft Dynamics CRM 服务器时发送的 Microsoft Dynamics CRM 电子邮件。如果发送 Outlook 电子邮件，则在具有发送电子邮件的接入网络的情况下，这些电子邮件会立即发送出去。

更多信息：同步信息

在脱机使用 Microsoft Dynamics CRM for Outlook 时，已发送的电子邮件可能传送失败，也可能会被拦截。在收件人不想接收此电子邮件或邮件服务器已关闭时，会发生这种情况。如果出现这种情况，Outlook 会将电子邮件保存到“草稿”文件夹，但 Microsoft Dynamics CRM 会创建一个已结束的活动。在 Microsoft Dynamics CRM 中，可以使用“待定电子邮件”视图查看未发送的邮件。

当您脱机工作时，您所发送的 Microsoft Dynamics CRM 电子邮件将保存到 Outlook 脱机队列中。当您联机时，Microsoft Dynamics CRM 会自动尝试发送这些电子邮件并创建活动。如果某电子邮件无法发送，则 Microsoft Dynamics CRM 会将其另存为草稿活动，但它不会显示在 Outlook 的“草稿”文件夹中。

更多信息：脱机工作

使用 Microsoft Dynamics CRM 通讯簿

可以在 Outlook 中使用 Microsoft Dynamics CRM 通讯簿选择 Microsoft Dynamics CRM 记录。通讯簿包括客户、联系人、设施和设备、潜在顾客、队列和用户。可以使用用于访问和使用其他 Outlook 通讯簿的菜单访问和使用 Microsoft Dynamics CRM 通讯簿。

该通讯簿可用于将接收的邮件中的电子邮件收件人与 Microsoft Dynamics CRM 联系人匹配，并自动将它们链接在一起。如何匹配联系人是在您的个人选项中设置的。

更多信息：设置个人选项

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