在 Microsoft Dynamics CRM for Outlook 中处理记录和活动

通过 Microsoft Dynamics CRM for Microsoft Office Outlook，您可以使用对其拥有权限 对特定记录类型执行特定操作或执行任务所需的用户权限。系统管理员会为安全角色分配权限，然后为用户分配安全角色。权限包括“更新帐户”和“发布自定义项”等。的所有区域。

创建新记录和活动

在以下位置使用 Microsoft Dynamics CRM for Outlook 创建新记录 Microsoft Dynamics CRM 数据库中的条目，由于存储有关特定项目（如联系人）的所有信息。类似于索引卡档案系统中的各索引卡的记录。您可以查看列表中的记录的基本信息，也可以查看或更改表单中的记录的详细信息。和活动 要执行的操作（如任务）或者要发送/接收的沟通函电（如电子邮件、电话联络、信件、传真和约会）。系统将跟踪活动状态并存储活动历史记录，以便用户可以查看开启和结束的活动。：

• Outlook 工具栏按钮、菜单和选项卡

  更多信息：设置个人选项

• 工具栏（在 Outlook 2007 中），或功能区上的“CRM”选项卡（在 Outlook 2010 中）
• “CRM”菜单（在 Outlook 2007 中），或“CRM”选项卡（在 Outlook 2010 中）
• Microsoft Dynamics CRM 文件夹

更多信息：将 Outlook 联系人、任务和电子邮件另存为 Microsoft Dynamics CRM 记录

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脱机工作

需要脱机特权 对特定记录类型执行特定操作或执行任务所需的用户权限。系统管理员会为安全角色分配权限，然后为用户分配安全角色。权限包括“更新帐户”和“发布自定义项”等。才能使用脱机功能。

下面的列表列出了您在脱机时无法使用的功能

更多信息：脱机工作

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同步提醒和日历

某些活动可从 Outlook 继承提醒。活动是否具有提醒取决于活动的创建位置：

• 在 Microsoft Dynamics CRM for Outlook 中创建的活动
• 在 Web 应用程序中创建的活动

只有 Microsoft Dynamics CRM 约会和在 Outlook 中作为约会跟踪的服务活动才会同时显示在 Outlook 日历和 Microsoft Dynamics CRM 日历中。

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删除记录和活动

在 Outlook 或 Microsoft Dynamics CRM 中删除链接的联系人、任务或约会时，可能发生以下两种情况之一：也将链接项删除；或者链接项保留下来，但链接断开，并且无法同步未来的更改。

• 对于您所负责的联系人：
  • 如果从 Outlook 中删除联系人，则决不会将它从 Microsoft Dynamics CRM 中删除，但链接会断开，并且记录会更新。
  • 如果从 Microsoft Dynamics CRM 中删除联系人，并且该联系人由您负责，则不会从 Outlook 中删除该联系人，但链接会断开，并且不会更新记录。
  • 如果其他人从 Outlook 中删除联系人，并且该联系人由您负责，则不会从 Microsoft Dynamics CRM 中删除该联系人，但链接会断开，并且不会在 Outlook 中更新或重新创建记录。
• 对于并非由您负责的联系人：
  • 如果其他人从 Outlook 中删除联系人，并且该联系人不是您在 Microsoft Dynamics CRM 中所负责的联系人，则将从 Microsoft Dynamics CRM 中删除该联系人。
• 对于其他记录和活动：
  • 如果从 Outlook 中删除某个跟踪记录，或在 Outlook 中拒绝某个约会，然后在 Microsoft Dynamics CRM 中更新该记录或活动，则可能会重新创建该记录或活动。
  • 当您从 Outlook 中删除电子邮件、联系人、已完成的任务或过去的约会或服务活动时，不会从 Microsoft Dynamics CRM 中删除该项，但链接会断开。不过，如果您从 Outlook 中删除待定（未完成）的任务或将来的约会，则也会从 Microsoft Dynamics CRM 中删除该项。
  • 如果从 Outlook 中删除某个跟踪活动，或在 Outlook 中拒绝某个约会，然后在 Microsoft Dynamics CRM 中更新 Microsoft Dynamics CRM 记录，则可能会在同步过程中重新创建该记录或活动。
• 待定的约会和任务：
  • 如果负责人或组织者从 Outlook 中删除约会，则会从 Microsoft Dynamics CRM 中删除该项。如果约会是由参与者删除的，则不会将它从 Outlook 中删除。
  • 如果您从 Outlook 或 Microsoft Dynamics CRM 中删除待定的任务，则会删除链接的任务。
• 过去的约会和已完成的任务：
  • 不会删除过去的约会和已完成的任务。

更多信息：同步信息

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