在 Outlook 中跟踪记录

跟踪电子邮件、联系人、任务和约会（包括定期约会）可立即将这些项目添加到 Microsoft Dynamics CRM。在这两个程序中均可更新此类信息，并且在这两个程序中均可访问此类信息，因为这两个程序之间的数据可以同步。

利用 Microsoft Dynamics CRM for Outlook，可以迅速选择要跟踪或停止跟踪的 Outlook 项目。可以选择一个或多个要跟踪的项目。不过，如果要停止跟踪项目，则只能选择一个项目。

在跟踪 Outlook 项目时，还可以执行以下操作：

为一个或多个项目选择相关记录。
为联系人设置上级单位或联系人记录。
添加或编辑连接。
将电子邮件、约会、会议和任务转换为 Microsoft Dynamics CRM 商机、潜在顾客和案例记录。
在 Microsoft Dynamics CRM 中打开记录，并在 Microsoft Dynamics CRM 中打开父记录和相关记录。
通过选择自动创建联系人或潜在顾客记录选项创建新联系人或潜在顾客记录。
向电子邮件插入和附加 Microsoft Dynamics CRM 电子邮件模板、文章和销售宣传资料。
将任务作为 Microsoft Dynamics CRM 任务、电话联络、信件或传真进行跟踪。

在跟踪新电子邮件时，Microsoft Dynamics CRM 会创建新的电子邮件活动记录。如果选择与此电子邮件相关的记录，则可将此电子邮件链接至其他 Microsoft Dynamics CRM 记录。

您还可以根据电子邮件和会议请求自动创建新的联系人或潜在顾客记录。新的联系人或潜在顾客记录包含发件人或会议组织者的电子邮件地址，电子邮件或会议请求会链接至新的联系人或潜在顾客记录。

根据选择的电子邮件跟踪选项，某些项目可以与 Microsoft Dynamics CRM 自动同步，因此您不必选择要跟踪的项目。

您还可以跟踪传入和传出通讯组列表的电子邮件。如果在跟踪和保存电子邮件之前不展开通讯组列表，并且已选择自动创建新记录的选项，则会为通讯组列表创建新的 Microsoft Dynamics CRM 记录。

更多信息：设置个人选项

您可以在 Outlook 项目的 Microsoft Dynamics CRM 窗格中执行的操作

安装 Microsoft Dynamics CRM for Outlook 时，电子邮件、联系人、任务和约会将包含一个 Microsoft Dynamics CRM 窗格，以显示有关该项目和相关记录的信息及链接。

Microsoft Dynamics CRM 窗格中显示的信息如下：

是否在跟踪该项目。
父记录（对于联系人）或相关记录的名称。
相关记录以及一个标识 Microsoft Dynamics CRM 中的记录类型的符号。
电子邮件中的电子邮件地址、姓名或通讯组列表是否也是 Microsoft Dynamics CRM 记录。
注意

如果您在不展开通讯组列表的情况下跟踪电子邮件， Microsoft Dynamics CRM 窗格将显示通讯组列表的名称。如果您在跟踪和保存电子邮件之前展开通讯组列表，将会跟踪包含该通讯组列表的单个电子邮件地址。

Microsoft Dynamics CRM 窗格还包含一个“选项”按钮。通过该按钮，可快速访问您可以选择的电子邮件跟踪选项。更多信息：设置个人选项

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在 Outlook 中跟踪记录

在多台计算机上跟踪和同步

您可以使用多台计算机来运行 Outlook 并在 Microsoft Dynamics CRM 中开展工作。在同步计算机再次连接到 Microsoft Dynamics CRM 服务器之前，Microsoft Dynamics CRM 中将不会显示对已同步记录所做的更改或更新。

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在 Outlook 中跟踪记录

委托访问和跟踪

如果将您的 Outlook 帐户的访问权限委托给他人，则代理人可以代表您来跟踪项目。在您再次连接到 Microsoft Dynamics CRM 服务器之前，这些项目将不会与 Microsoft Dynamics CRM 同步。更多信息：Outlook 2010：允许其他人管理您的邮件和日历

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在 Outlook 中跟踪记录

如何删除跟踪的项目

电子邮件

在 Outlook 中删除跟踪的电子邮件并不会从 Microsoft Dynamics CRM 中删除该电子邮件。

在 Microsoft Dynamics CRM 中删除电子邮件并不会从 Outlook 中删除跟踪的邮件。

如果在 Outlook 中停止跟踪电子邮件，Microsoft Dynamics CRM for Outlook 将询问您是否要在 Microsoft Dynamics CRM 中删除该电子邮件。

联系人

在 Outlook 中删除跟踪的联系人并不会从 Microsoft Dynamics CRM 中删除该联系人记录。

如果您不是联系人记录的负责人，从 Microsoft Dynamics CRM 中删除联系人时将会从 Outlook 中删除跟踪的联系人。

如果您是联系人记录的负责人，从 Microsoft Dynamics CRM 中删除联系人时并不会从 Outlook 中删除该联系人。

如果您不是联系人记录的负责人并停止跟踪联系人，Microsoft Dynamics CRM 将会删除该联系人记录。

如果您是联系人记录的负责人，并停止跟踪该联系人，Microsoft Dynamics CRM for Outlook 将询问您是否要从 Microsoft Dynamics CRM 中删除该联系人记录。

约会

在 Outlook 中删除跟踪的约会时将会在 Microsoft Dynamics CRM 中删除该约会；如果满足以下条件，在 Microsoft Dynamics CRM 中删除跟踪的约会时也将在 Outlook 中删除该约会：

约会是当前约会。
您是约会记录的负责人或组织者。

如果停止跟踪约会，Microsoft Dynamics CRM for Outlook 将询问您是否要从 Microsoft Dynamics CRM 中删除该约会。如果满足以下条件，约会记录将从 Microsoft Dynamics CRM 中删除：

约会是当前约会。
您是约会记录的负责人。

任务

在 Outlook 中删除跟踪的任务时也将删除 Microsoft Dynamics CRM 中的任务活动记录。

如果任务是当前任务，在 Microsoft Dynamics CRM 中删除任务活动记录时，也将删除 Outlook 中的任务。

如果停止跟踪任务，Microsoft Dynamics CRM for Outlook 将询问您是否要从 Microsoft Dynamics CRM 中删除该任务。

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在 Outlook 中跟踪记录

同步 Microsoft Dynamics CRM 和本地数据

本地数据由“Outlook 同步筛选器”和“脱机同步筛选器”定义。Outlook 筛选器可指定在 Microsoft Dynamics CRM 和 Outlook 文件夹之间同步的数据。脱机筛选器可指定 Microsoft Dynamics CRM 数据库的本地副本和 Microsoft Dynamics CRM 服务器之间存储和同步的数据。

可以编辑、停用和删除默认筛选器。如果要为希望同步并在本地存储的数据指定其他条件，可以添加新筛选器。

更新并同步本地数据需要较长时间。若要同步并提高联机和脱机速度，可以缩短自动同步的间隔。

更多信息：设置个人选项

在启动 Outlook 时，通讯簿会自动与 Microsoft Dynamics CRM 同步，然后每 24 小时同步一次。

更多信息：同步数据

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同步信息

防止在同步进程中丢失数据

为了防止数据丢失，当您脱机时，Microsoft Dynamics CRM 会将服务器中的数据与您的本地数据同步，然后将您所做的全部更改应用到服务器。只有将所有服务器事务发布完毕之后，方可清除本地数据中的记录。

在运行同步进程时，Microsoft Dynamics CRM 将覆盖现有信息而不会验证或比较上次保存日期。

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同步信息