启用实体的文档管理

我能执行此任务吗？

该任务要求具有系统管理员安全角色或同等权限。有关特定权限和脱机执行此任务的详细信息： 文档管理任务需要的权限

Microsoft Dynamics CRM 和 Microsoft SharePoint 集成以后，您可以使用 SharePoint 提供的文档管理功能。通过这种集成，您可以将与 Microsoft Dynamics CRM 记录有关的文档存储到 SharePoint 中，还可以在 Microsoft Dynamics CRM 中管理这些文档。

若要使用文档管理功能，您必须首先选择要管理其文档的实体。

1. 在导航窗格中，请单击“设置”，然后在“系统”下单击“文档管理”。

2. 单击“文档管理设置”。

3. 选择要在 SharePoint 中管理其文档的实体。

4. 指定必须在其中创建用于存储文档的文档位置和文件夹的网站的 URL，然后单击“下一步”。

   如果指定的 URL 是有效的 SharePoint Server 2010 或SharePoint Server 2013网站 URL，并且此网站的网站集安装了 用于 SharePoint Server 的 Microsoft Dynamics CRM 列表组件，则 Microsoft Dynamics CRM 会在 SharePoint 中为 Microsoft Dynamics CRM 实体和记录启用文档库和文件夹的自动创建。Microsoft Dynamics CRM 列表组件显示还会将存储在 Microsoft Dynamics CRM 的 SharePoint 的文档中，并且文档的外观及行为和其他 Microsoft Dynamics CRM 列表的相同。

   向导验证 URL 并显示验证状态。

   注释

   此过程假定指定的网站位于 SharePoint Server 2010 或 SharePoint Server 2013并且该网站的网站集已安装 Microsoft Dynamics CRM 列表组件。

   默认情况下，会在实体的相应文档库下创建每个 Microsoft Dynamics CRM 记录的文件夹。例如，如果您有一个称为 100 辆自行车的商机记录，则 Microsoft Dynamics CRM 会创建 商机 文档库，然后在该文档库中创建 100 辆 自行车文件夹。路径是 ../商机/100 辆自行车。

5. 如果希望在上级单位或联系人下创建这些文件夹，请单击“基于实体”复选框。在该复选框旁边的列表中，单击“客户”或“联系人”。

   如果您选择该选项，则会在这些实体之一（具体取决于您的选择）的文件夹下创建与“客户”或“联系人”实体相关的不同实体的文件夹。例如，假设您有 100 辆自行车和 250 辆自行车两个商机记录，而且两个记录都与上级客户 Margie's Travel 相关联。如果在列表中选择“客户”，则 Microsoft Dynamics CRM 会创建以下文件夹结构：

   ../account/Margie's Travel/opportunity/100 bikes

   ../account/Margie's Travel/opportunity/250 bikes

   此处的

   • 客户是您从列表中选择的被引用实体的文档库。

   • Margie's Travel 是选定实体的引用记录的文件夹。

   • 商机是引用选定实体的主实体的文件夹。

   • 100 辆自行车和 250 辆自行车是主实体的单个记录的文件夹。

6. 单击“下一步”。

   Microsoft Dynamics CRM 开始为 SharePoint 上选择的实体创建文档库。Microsoft Dynamics CRM 创建包含指向 SharePoint 上这些文档库的 Microsoft Dynamics CRM 中相应文档位置记录。当 Microsoft Dynamics CRM 完成在 SharePoint 上创建文档库时，“文档管理设置”向导会显示文档库的创建状态。

   当用户第一次单击 Microsoft Dynamics CRM 记录窗体中“相关”下的“文档”时，Microsoft Dynamics CRM 创建 Microsoft Dynamics CRM 记录的上下文中的文件夹（如果该记录尚未关联到某位置）。

7. 单击“完成”。

Related Topics 验证并修复 SharePoint 网站 URL 在 Microsoft Dynamics CRM 中创建或编辑网站记录 在 Microsoft Dynamics CRM 中创建或编辑文档位置记录 设置文档管理