使用邮件合并文档打印报价单

您可以使用邮件合并模板来生成客户即用文档，该文档显示已保存的报价单中的数据。该文档包含页眉和页脚。

在 Microsoft Dynamics CRM for Outlook 中，一次只能运行一个邮件合并。如果您收到消息“Microsoft Dynamics CRM 邮件合并已在运行”并且要中断邮件合并，请关闭并重新打开 Microsoft Office Word 或 Microsoft Internet Explorer。在 Web 应用程序中，可以同时运行多个邮件合并过程。

在导航窗格中，依次单击“销售”、“报价单”。
打开要打印的报价单。如果要使用新报价单，请首先保存该报价单，然后在开始邮件合并。
在“操作”组中，单击“打印客户报价单”。
如果您安装了其他语言，可以选择一种语言来筛选模板列表。
选择要以空白文档还是模板为基础。如果选择模板，请单击“查找”按钮以选择一个模板。
将在“设置”区域创建新的邮件合并模板。更多信息：使用邮件合并模板
如果需要，可以添加或删除数据字段。
Microsoft Office Word 最多支持 64 个数据字段，其中，Microsoft Dynamics CRM for Outlook 保留两个数据字段以存储主键和记录负责人。

在使用报价单时，移除或重新排列数据字段可能会导致报价单显示或打印错误。页脚显示在“LastItem”之后，它标记报价单数据字段的结尾。
单击“下载”。
Microsoft Dynamics CRM 会自动打开一个 Microsoft Office Word 文档。在“文件下载”对话框中，单击“打开”。

这不是您的邮件合并文档，而是一个临时页。根据 Word 文档中的说明进行操作，包括单击“CRM”。
在“邮件合并收件人”对话框中，验证列表是否准确无误，然后单击“确定”。
若要继续执行邮件合并，请按照“邮件合并”窗格中的说明操作。有关详细信息，请参阅 Microsoft Office Word 帮助文档。
提示
- 若要显示所需的信息并选择格式，请在邮件合并向导中依次单击“地址块”和“问候语”。
- 若要添加数据字段以显示更多信息，请单击“更多项目”。您最多可以使用 64 个数据字段。
如果使用的是 Microsoft Dynamics CRM for Outlook，而且您已经创建了新模板或更新了现有模板，则可以上载该模板。
- 要将文档保存为模板，请在“完成合并”窗格中单击“_”。
如果使用的是 Web 应用程序，则可以在“设置”区域中上载该模板。更多信息：使用邮件合并模板
完成邮件合并文档后，关闭该文档，然后删除临时邮件合并文档 (Mail_Merge_nnnn.xml) 以及相关的同名文本文件 (Mail_Merge_nnnn.txt)。
邮件合并可能会在您的计算机上留下敏感数据。

除邮件合并文档外，在邮件合并过程中还会创建两个文件。这两个文件是邮件合并所使用的数据源，其中包含 Microsoft Dynamics CRM 数据（可能包括敏感的客户数据）。完成邮件合并后，应删除这两个数据源文件。

这两个文件的名称相同：Mail_Merge[nnnn]，其中 nnnn 是随机生成的 4 位数。一个文件是 .doc 文件，另一个文件是 .txt 文件。除非您移动这两个文件或将其保存到其他目录中，否则这两个文件通常位于计算机上用于保存临时文件的文件夹中。
如果使用的是 Microsoft Dynamics CRM for Outlook，则在合并新文档之后，可以选择为邮件合并项创建 Microsoft Dynamics CRM 活动。
1. 在“创建活动”对话框中，单击“创建 Microsoft Dynamics CRM 活动”。
2. 如果要更改活动的默认值，请单击“活动详细信息”，然后进行更改。要保存所做更改，请单击“确定”。
3. 在“将活动分派给”下，选择应将新活动分派给的人员。
4. 您可以选择立即结束新活动。邮件发出后，电子邮件活动就会立即结束。
5. 如果要根据市场营销列表创建邮件合并，也可以将邮件合并设为快速市场活动，并在电子邮件中提供一个链接，以便客户可以将自己从您的营销列表中移除。
6. 单击“确定”以保存所做的更改并创建活动。
结束的活动显示在客户记录的历史记录列表中。开启的活动显示在客户记录的活动列表中以及您的可用活动列表中。

注意：以下 Microsoft Word 2003 工具栏选项不创建活动：“合并到新文档”、“合并到打印机”和“合并到 Word”。