创建 Microsoft Office Word 邮件合并文档

我能执行此任务吗？

在 Microsoft Dynamics CRM for Outlook 中，一次只能运行一个邮件合并。如果您收到消息“Microsoft Dynamics CRM 邮件合并已在运行”并且要中断邮件合并，请关闭并重新打开 Microsoft Office Word 或 Microsoft Internet Explorer。在 Web 应用程序 Microsoft Internet Explorer 中正常运行的 Microsoft Dynamics CRM 版本。中，可以同时运行多个邮件合并过程。

若要使用邮件合并，电子邮件格式必须为 HTML。

使用邮件合并的记录类型

1. 打开所需的记录列表。
2. 在该列表中，选择要添加到邮件合并收件人列表中的记录。
3. 在“关系”选项卡上的“市场营销”组中，单击“邮件合并”。

   开始合并邮件后，不要更改邮件合并类型，并且不要退出 Microsoft Internet Explorer。

4. 如果您安装了其他语言，可以选择一种语言来筛选模板列表。
5. 在“邮件合并”对话框中，选择要使用的文档类型。

   注意

   如果“电子邮件”选项不可用，则可以将“系统设置”中的“启用通过邮件合并进行的电子直邮”选项设置为“否”。更多信息：管理系统设置

6. 选择要以空白文档还是模板为基础。如果选择模板，请单击“查找”按钮 以选择一个模板。

   将在“设置”区域创建新的邮件合并模板。更多信息：使用邮件合并模板

7. 如果需要，可以添加或删除数据字段。

   Microsoft Office Word 最多支持 64 个数据字段，其中，Microsoft Dynamics CRM for Outlook 保留两个数据字段以存储主键和记录负责人。

8. 单击“下载”。

   Microsoft Dynamics CRM 会自动打开一个 Microsoft Office Word 文档。在“文件下载”对话框中，单击“打开”。

   这不是您的邮件合并文档，而是一个临时页。根据 Word 文档中的说明进行操作，包括单击“CRM”。

9. 在“邮件合并收件人”对话框中，验证列表是否准确无误，然后单击“确定”。
10. 若要继续执行邮件合并，请按照“邮件合并”窗格中的说明操作。有关详细信息，请参阅 Microsoft Office Word 帮助文档。

    提示

    • 若要显示所需的信息并选择格式，请在邮件合并向导中依次单击“地址块”和“问候语”。
    • 若要添加数据字段 占位符，可以将文本自动插入电子邮件或文档。数据字段表示与数据源中的某列信息对应的信息类别。每个数据字段的名称均列在数据源的第一行（列标题）中。“PostalCode”和“LastName”是数据字段名的示例。占位符，可以将文本自动插入电子邮件或文档。以显示更多信息，请单击“更多项目”。您最多可以使用 64 个数据字段。
    • 若要显示所需的信息并选择格式，请在邮件合并向导中依次单击“地址块”和“问候语”。
    • 若要添加数据字段 占位符，可以将文本自动插入电子邮件或文档。数据字段表示与数据源中的某列信息对应的信息类别。每个数据字段的名称均列在数据源的第一行（列标题）中。“PostalCode”和“LastName”是数据字段名的示例。占位符，可以将文本自动插入电子邮件或文档。以显示更多信息，请单击“更多项目”。您最多可以使用 64 个数据字段。
11. 如果使用的是 Microsoft Dynamics CRM for Outlook，而且您已经创建了新模板或更新了现有模板，则可以上载该模板。
    • 要将文档保存为模板，请在“完成合并”窗格中单击“_”。

    如果使用的是 Web 应用程序，则可以在“设置”区域中上载该模板。更多信息：使用邮件合并模板

12. 完成邮件合并文档后，关闭该文档，然后删除临时邮件合并文档 (Mail_Merge_nnnn.xml) 以及相关的同名文本文件 (Mail_Merge_nnnn.txt)。

    邮件合并可能会在您的计算机上留下敏感数据。

    除邮件合并文档外，在邮件合并过程中还会创建两个文件。这两个文件是邮件合并所使用的数据源，其中包含 Microsoft Dynamics CRM 数据（可能包括敏感的客户数据）。完成邮件合并后，应删除这两个数据源文件。

    这两个文件的名称相同：Mail_Merge[nnnn]，其中 nnnn 是随机生成的 4 位数。一个文件是 .doc 文件，另一个文件是 .txt 文件。除非您移动这两个文件或将其保存到其他目录中，否则这两个文件通常位于计算机上用于保存临时文件的文件夹中。

13. 如果使用的是 Microsoft Dynamics CRM for Outlook，则打印或发送文档后，可以选择为邮件合并项创建活动。
    1. 在“创建活动”对话框中，单击“创建 Microsoft Dynamics CRM 活动”。
    2. 如果要更改活动的默认值，请单击“活动详细信息”，然后进行更改。要保存所做更改，请单击“确定”。
    3. 在“将活动分派给”下，选择应将新活动分派给的人员。
    4. 您可以选择立即结束新活动。邮件发出后，电子邮件活动就会立即结束。
    5. 如果要根据市场营销列表创建邮件合并，也可以将邮件合并设为快速市场活动 一种通信方式，用于创建要分发到一组客户、联系人、潜在顾客或单个市场营销列表的单个活动。与支持包含多个活动的端对端市场营销计划的市场活动相反。，并在电子邮件中提供一个链接，以便客户可以将自己从您的营销列表中移除。
    6. 单击“确定”以保存所做的更改并创建活动。

    结束的活动显示在客户记录的历史记录列表中。开启的活动显示在客户记录的活动列表中以及您的可用活动列表中。

    注意：以下 Microsoft Word 2003 工具栏选项不创建活动：“合并到新文档”、“合并到打印机”和“合并到 Word”。

    注意

    如果某位客户或联系人没有有效的电子邮件地址，或者“ 批量电子邮件 ”设置为“不允许”选项，则不会向其发送邮件，并且不创建电子邮件活动。

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