从 Microsoft Dynamics CRM 管理存储在 SharePoint 上的文档

利用 Microsoft SharePoint 的文档管理功能,可以在从 Microsoft Dynamics CRM 组织管理文档的同时,在 SharePoint 中存储这些文档。此功能通过提高访问、共享和协作效率来节省时间。您可以防止他人对 SharePoint 中存储的文档进行未经授权的访问或使用。

启用实体的文档管理

您可以管理 SharePoint 上任何实体的文档。首次在“文档管理”区域中单击“文档管理设置”时,此选项是默认的实体选项:

若要更改在 Microsoft Dynamics CRM 上管理文档的实体,请在“文档管理设置”对话框中选中或清除该实体的复选框。

在设置文档管理时,SharePoint 会在 Microsoft Dynamics CRM 实体和记录的上下文中创建文档库和文件夹。

注释

相关”下的“文档”链接仅在对实体设置文档管理功能后才显示在该实体记录窗体中。

了解文档管理工作原理

在设置文档管理时,可以指定一个 SharePoint 网站集或网站 URL。详细信息: 网站和网站集概述

Microsoft Dynamics CRM 会使用指定的网站集或网站在 SharePoint 上为实体创建文档库,为记录创建文件夹。

在 SharePoint 上自动创建文档库和文件夹时,在 Microsoft Dynamics CRM 上会创建指向新建的文件夹的文档位置记录。

如果不希望使用自动创建功能,则可在 SharePoint 上手动创建文档库和文件夹。在创建文档库和文件夹后,可在 Microsoft Dynamics CRM 中创建指向 SharePoint 上的文档库和文件夹的文档位置记录,然后将文档位置记录与实体记录关联在一起。

在设置内容存储组织后,便可开始使用所有文档管理功能。

了解文档库和文件夹创建方式

创建文件夹结构的方式包含以下两种:

如果指定的 URL 适用于以下情况之一,则 Microsoft Dynamics CRM 会在 SharePoint 上自动创建文档库和文件夹:

如果要自动执行创建操作,请选择是希望 Microsoft Dynamics CRM 根据默认(通用)结构还是根据实体来创建文件夹。

在设置文档管理后,Microsoft Dynamics CRM 便可创建文档库。不过,仅在打开记录窗体并单击“相关”下的“文档”时,Microsoft Dynamics CRM 才能在文档库中创建各种文件夹。

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